Das Telefoninterview ist vermutlich spätestens seit der Corona-Pandemie ein fester Bestandteil im Bewerbungsprozess, den viele Bewerber meistern müssen. Wer seine Bewerbungsunterlagen an ein Unternehmen versendet hat und nun eine Einladung für ein Telefoninterview erhält, hat den ersten Schritt damit erfolgreich gemeistert. Glückwunsch zu diesem Schritt!
Sie sind aus einer Vielzahl an Bewerbungen positiv aufgefallen und verfügen höchstwahrscheinlich über die wichtigsten Kriterien für das Stellenprofil. Um es konkret auf den Punkt zu bringen: Sie kommen für die offene Position mit Ihrem Profil und Ihrer Qualifikation grundsätzlich in Frage! Nun liegt es an Ihnen im Telefongespräch den ersten persönlichen Eindruck genauso positiv beim Personaler zu hinterlassen, wie Sie es mit Ihren Bewerbungsunterlagen geschafft haben. Seien Sie für diesen Termin daher gut vorbereitet und nehmen Sie diesen Schritt mindestens so ernst, wie eine Einladung zu einem persönlichen Vorstellungsgespräch oder Assessment Center.
Beim Telefoninterview geht es vor allem darum, die Interessen beider Seiten für die ausgeschriebene Stelle abzugleichen. Aber wie läuft ein Telefoninterview eigentlich ab, worauf kommt es dabei an und wie können Sie sich darauf vorbereiten? Diese und weitere interessante Fragen zum Telefoninterview haben wir Ihnen im folgenden Artikel zusammengefasst.
Gründe für das Telefoninterview
Während Personalabteilungen das Telefon früher überwiegend für eine Terminabsprache mit dem Bewerber nutzten, steht heutzutage ein ausführliches Kennenlernen per Telefon für eine Stellenausschreibung an der Tagesordnung. Die Gründe dafür sind allerdings nicht nur pandemiebedingt zurückzuführen. Lesen Sie im Folgenden, weshalb Bewerber an einer telefonischen Vorstellung häufig nicht drum herum kommen.
Das Telefoninterview zur Vorauswahl
Wenn ein Unternehmen eine offene Stelle neu zu besetzen hat, ist es Aufgabe der Personalabteilung dem Fachbereich den geeignetsten Kandidaten vorzuschlagen. Ein häufiger Grund, weshalb das Telefoninterview im Bewerbungsprozess so beliebt ist, liegt in der Vorauswahl durch die Personalabteilung. Bevor der Bewerber dem Fachbereich vorgestellt wird, muss er zuerst die Personalabteilung im telefonischen Gespräch von sich überzeugen. Auf diese Weise gewinnen Personaler schneller einen ersten Eindruck, ob der Bewerber aus fachlicher und persönlicher Sicht punktet und in die nächste Runde kommt. Weniger geeignete Bewerber können dagegen schneller aussortiert werden. Alle Bewerber, die nach dem Telefoninterview in die engeren Auswahl kommen, dürfen sich über ein zweites, persönliches Vorstellungsgespräch mit dem potenziell zukünftigen Vorgesetzten freuen.
Telefoninterview als einziges Vorstellungsgespräch
In einigen Fällen kann es vorkommen, dass der Bewerbungsprozess für eine ausgeschriebene Stelle nur das Telefoninterview mit seinen Bewerbern vorsieht. Das hängt zum Beispiel von der Branche und dem Unternehmen ab. Aber auch bei der Vergabe von befristeten Praktikumsstellen oder bei Bewerbern, die sich aus dem Ausland für eine Stelle bewerben, wird gerne lediglich auf das telefonische Kennenlernen zurückgegriffen. Wenn Sie also im Vorfeld wissen, dass das Telefoninterview die einzige Vorstellungsmöglichkeit für Sie ist, sollten Sie diese Chance bestmöglich für sich nutzen!
Vorbereitung auf das Telefoninterview
Gaz egal, wie lange Ihr Telefoninterview dauern wird und mit wem Sie es führen werden: Bereiten Sie sich auf dieses Gespräch gut vor und nehmen Sie es nicht auf die leichte Schulter!
Im Prinzip gibt es keinen großen Unterschied, ob Sie sich für ein persönliches Vorstellungsgespräch oder ein Telefoninterview vorbereiten. In beiden Fällen ist Ihr oberstes Ziel in die nächste Auswahlrunde zu kommen! Wenn Sie sich im Vorfeld auf verschiedene Fragen und Themen vorbereiten, können Sie das Telefongespräch mit einem selbstsichereren Auftreten erfolgreich meistern. Nachfolgend haben wir Ihnen die wichtigsten Punkte zusammengefasst, die Sie bei der Vorbereitung berücksichtigen sollten:
Informationen zu Unternehmen/Branche/ausgeschriebener Stelle
Das A und O in Ihrer Vorbereitung liegt darin, dass Sie sich mit der Branche, dem jeweiligen Unternehmen und den Anforderungen für die ausgeschriebene Stelle intensiv beschäftigen. Auch wenn sich das Unternehmen womöglich zu Beginn des Gesprächs bei Ihnen vorstellen wird, sollten Sie wissen, was das Unternehmen macht, welche Herausforderungen die Branche aktuell bewältigen muss und natürlich welche Rolle Sie in der ausgeschriebenen Stellenausschreibung dabei spielen. Ob Sie sich gut auf diese Themen vorbereitet haben, zeigt sich meistens im Gespräch. Seien Sie also auf verschiedene Fragen und Themenfelder eingestellt, die angesprochen werden könnten. Andernfalls bemerkt Ihr Gesprächspartner schnell Ihre Unsicherheit, was für Sie nachteilig wäre.
Interviewpartner recherchieren
Häufig tun sich Menschen leichter damit, wenn sie ein Gespräch mit einer Person führen, die sie bereits kennen oder zumindest ein paar persönliche Informationen kennen. Das erleichtert den Gesprächseinstieg und führt insgesamt zu einer angenehmeren Gesprächsatmosphäre. Vermutlich werden aber die wenigsten Bewerber die beruflichen Hintergründe Ihres Interviewpartners kennen. Damit Sie sich einen ersten Eindruck von Ihrem Gesprächspartner verschaffen können, empfehlen wir Ihnen die Person und dessen beruflichen Hintergrund im Internet zu recherchieren. Verwenden Sie dazu beispielsweise Business-Netzwerke, wie etwa XING und LinkedIn, und machen Sie sich ein paar Notizen, an denen Sie mögliche Anknüpfungspunkte für das Telefoninterview parat hätten.
Selbstpräsentation vorbereiten
Auch wenn das Telefoninterview nur für 20-30 Minuten angesetzt wurde: Es ist sehr wahrscheinlich, dass der Interviewer Sie um eine Selbstvorstellung bitten wird. Das ist ein beliebter Gesprächseinstieg, da Sie zunächst eine Reihe von Informationen liefern, auf die der Interviewer anschließend detailliert eingehen kann – vor allem auf die Punkte, die für ihn besonders interessant sind. Aus diesem Grund sollten Sie unbedingt eine Selbstpräsentation vorbereiten und diese vorher üben. Sie sollten Informationen zu Ihrer Person, Ihren wichtigsten Stationen im Lebenslauf und Ihrem fachlichen Schwerpunkt in wenigen Sätzen kurz und kompakt zusammenfassen können. Gehen Sie bei der Selbstpräsentation dabei nicht auf konkrete fachliche Details ein, sondern verschaffen Sie Ihrem Gesprächspartner zunächst einen groben Überblick darüber, wer Sie sind und was Sie mitbringen bzw. was Sie ausmacht. Treten Sie generell während des gesamten Telefonats mit dem gleichen Selbstbewusstsein auf, wie Sie es auch in einem persönlichen Vorstellungsgespräch tun würden – dann stehen Ihre Chancen auch gut in die nächste Runde zu kommen!
Argumente für Motivation vorbereiten
Es ist sehr wichtig, dass Sie überzeugende Argumente Ihrer eigenen Motivation für die offene Stelle darlegen können. So sollten Sie sich im Vorfeld Gedanken machen, warum ausgerechnet Sie der richtige Kandidat für die ausgeschriebene Position sind und welchen Mehrwert das Unternehmen von Ihnen als Mitarbeiter hätte. Seien Sie außerdem auf die Fragen vorbereitet, warum Sie sich bei genau diesem Unternehmen beworben haben und weshalb man Ihnen die Stelle geben sollte. Darüber hinaus sollten Sie sich gute Argumente zurechtlegen, was Sie sich von einem Angestelltenverhältnis in diesem Unternehmen erhoffen und welche beruflichen Ziele Sie in den nächsten drei Jahren verfolgen. Wenn Sie auf diese Fragen keine überzeugende Antwort liefern könnten, sinken Ihre Chancen um ein Vielfaches, um in die nächste Runde zu kommen!
Störfaktoren vermeiden
Bei einem Telefoninterview gelten die gleichen Regeln wie bei einem persönlichen Vorstellungstermin: Jegliche Art von Störfaktoren sollten von beiden Gesprächsseiten vermieden werden. Sie stören nicht nur das Gespräch, sondern wirken äußerst unprofessionell. Achten Sie also darauf, dass Sie während des gesamten Telefoninterviews möglichst allein und ungestört sind und im Hintergrund keine ablenkenden Geräusche auftreten, die das Gespräch stören könnten.
Tragen von Business-Kleidung
Sie fragen sich vielleicht, welche Rolle die Kleidung bei einem Telefoninterview spielt, da man seinen Gesprächspartner schließlich nicht sieht. Das scheint auf den ersten Blick unwichtig zu sein, Ihre Kleiderwahl kann Ihnen allerdings bei der Selbstpräsentation behilflich sein. Kleiden Sie sich am besten so, wie Sie sich bei einem persönlichen Bewerbungsgespräch dem Unternehmen vorstellen würden. Dadurch erhalten Sie am Telefon ein anderes Auftreten, weil Ihnen durch das Tragen der Business-Kleidung die Gesprächssituation am Telefon realer erscheint und Sie sich selbstsicherer fühlen. Versuchen Sie es selbst: Üben Sie Ihre Selbstdarstellung einmal in einem seriösen Outfit und einmal in einer bequemen Jogginghose. Merken Sie einen Unterschied?
Angemessene Sprache und Ausdrucksweise anwenden
Bei einem Telefoninterview sollten Sie besonders auf eine deutliche Aussprache, gut gewählte Ausdrucksweise sowie angemessene Redegeschwindigkeit achten. Gerade bei einem instabilen Telefonnetz ist die Gefahr groß, am anderen Ende missverstanden zu werden. Bedenken Sie also, dass die Übertragung verzögert sein kann und Sie einen kurzen Moment abwarten müssen, bis Ihr Gesprächspartner seinen Satz beendet hat, ehe Sie wieder das Sprechen anfangen. Das kann anfangs etwas gewöhnungsbedürftig sein, sorgt allerdings für einen reibungslosen Gesprächsverlauf.
Bei einem telefonischen Vorstellungsgespräch sollten Sie außerdem auf einen professionellen Wortschatz achten – vor allem, wenn Sie das Gespräch zu Hause führen werden und sich in dieser Umgebung wohler fühlen als in einem Büro. Vermeiden Sie jede Form der Umgangssprache und Füllwörter, wie zum Beispiel „ähm“, „halt“, „eigentlich“, „im Grunde“, „quasi“ etc. Diese Begriffe sind in unserer Alltagskommunikation zwar unproblematisch, stören allerdings bei offiziellen Reden und lenken von der wesentlichen Aussage ab.
Achten Sie bei Ihren Antworten darauf, dass Sie keine endlosen Geschichten erzählen, sondern die gestellte Frage in wenigen Sätzen, aber konkret beantworten. In der Regel werden bei einem Vorstellungsgespräch offene Fragen gestellt, die der Bewerber nicht nur mit einem „Ja“ oder „Nein“ beantworten kann. Nehmen Sie sich daher ungefährt zwei bis vier Minuten pro Frage für Ihre Antwort.
Fragen notieren
Eine der wichtigsten Vorbereitungen für das Telefoninterview: Bereiten Sie unbedingt Fragen vor, die Sie dem Interviewer stellen können! Sie können selbstverständlich während dem Gesprächsverlauf Ihre Fragen und Anmerkungen zwischendurch einbringen und müssen sich diese nicht bis zum Ende des Gesprächs merken. Aber Sie werden mit hoher Wahrscheinlichkeit am Ende des Gesprächs darauf angesprochen, welche Fragen Sie noch haben. Der größte Fehler, den Sie hierbei machen können, ist, wenn Sie Ihrem Gesprächspartner keine einzige Frage stellen. Das ist nicht nur ein Zeichen dafür, dass Sie schlecht vorbereitet sind, sondern ein starkes Indiz dafür, dass Sie wenig Interesse für das Unternehmen und/oder die zu besetzende Position mitbringen. Das wird Ihr Gesprächspartner bemerken und Sie schlimmstenfalls aus dem Rennen nehmen.
Üben, üben, üben
Wenn Sie in der Vergangenheit noch wenig oder bislang keine Erfahrung mit Telefoninterviews hatten, empfehlen wir Ihnen diese mit einer vertrauten Person vorher zu üben. Zeichnen Sie den Gesprächsverlauf am besten auf und gehen Sie es im Anschluss gemeinsam durch. Mit Hilfe der nachträglichen Analyse können Sie Ihre Stimme, Ihre Reaktion auf unerwartete Fragen sowie mögliche Schwächen besser aufdecken und daran arbeiten.
Lassen Sie sich von Ihrem Gesprächspartner auch kritische, überraschende und provozierende Fragen stellen. Auf diese Weise erhalten Sie nicht nur das Gefühl eines realitätsnahen Vorstellungsgesprächs, diese Übungen schenken Ihnen außerdem mehr Selbstvertrauen und Selbstsicherheit, die Sie von Gespräch zu Gespräch besser wahrnehmen werden.
Üben heißt allerdings nicht auswendig lernen! Verwenden Sie keine auswendig gelernten Antworten. Diese werden von erfahrenen Personalern meistens entlarvt und kommen nicht gut an.
Ablauf eines Telefoninterviews
Wer führt das Telefoninterview mit dem Bewerber?
Wer mit Ihnen das Telefongespräch führen wird, kann im Einzelfall unterschiedlich sein. Entscheidend dafür ist, wie das Unternehmen seinen Bewerbungsprozess intern gestaltet. In der Regel werden Sie im Voraus darüber informiert, mit wem Sie das Gespräch führen. Wenn nicht, erkundigen Sie sich rechtzeitig.
So macht es einen großen Unterschied aus, ob Sie das Gespräch nur mit der Personalabteilung und/oder mit Ihrem potenziell zukünftigen Vorgesetzten führen werden. Auf diese Weise können Sie nämlich im Vorfeld besser einschätzen, auf welche Themen und in welcher Tiefe auf diese im Telefoninterview eingegangen wird.
Personalabteilung
Bei einem üblichen Bewerbungsprozess wird ein Mitarbeiter aus der Personalabteilung das Erstgespräch mit Ihnen telefonisch führen – womöglich die Person, die Sie im Bewerbungsanschreiben adressiert haben. Bei diesem Vorgehen handelt es sich um eine klassische Vorauswahl, die von der Personalabteilung vorgenommen wird. Das heißt, dass aus allen eingegangenen Bewerbungen Ihre Bewerbung beim Personaler positiv aufgefallen ist. Im Telefoninterview gilt es nun die auserwählten Bewerber durch ein erstes Vorgespräch besser kennen zu lernen. Wer einen guten Eindruck hinterlässt und dieses Interview erfolgreich meistert, wird im nächsten Schritt der Fachabteilung vorgeschlagen, die mit den übrig gebliebenen Kandidaten ein ausführliches Vorstellungsgespräch führt.
Fachabteilung/Zukünftiger direkter Vorgesetzter
In der Tat kann das telefonische Erstgespräch auch (oder alternativ) mit einer Führungskraft aus dem Fachbereich stattfinden. Dieses Bewerbungsverfahren wird sowohl in kleineren als auch größeren Unternehmen gerne angewandt. Bei diesem Vorgehen möchte sich die Fachabteilung selbst, ggf. aus einer groben Vorauswahl aller Bewerber durch die Personalabteilung, einen ersten Eindruck von den Kandidaten verschaffen. Es kann sein, dass die Führungskraft das Team in die Bewerberauswahl miteinbezieht und Ihr Bewerberprofil im Vorfeld gemeinsam abgestimmt wird. Dieses Vorgehen hat für das Unternehmen mehrere Vorteile: Die Führungskraft muss die Entscheidung nicht allein treffen, sondern trifft sie mit den Teammitgliedern gemeinsam. Dadurch sinkt das Risiko einer möglichen Fehlbesetzung und alle wichtigen Kriterien können frühzeitig berücksichtigt werden.
Wer ruft wen an?
Üblicherweise erhalten Sie eine E-Mail, in der alle Eckdaten zum Gesprächstermin zusammengefasst sind und auch ein Gesprächspartner genannt wird. Wenn Ihnen ein Telefoninterview bevorsteht, werden Sie grundsätzlich immer von Ihrem Gesprächspartner angerufen. Seien Sie geduldig und warten Sie so lange ab, bis Ihr Gesprächspartner bei Ihnen durchklingelt. Seien Sie außerdem darauf vorbereitet, dass dieser bei Ihnen pünktlich zum vereinbarten Zeitpunkt anrufen wird. Sorgen Sie also dafür, dass Sie wenige Minuten vor dem Gespräch ungestört sind und sich mental darauf vorbereiten können.
Sollten Sie 10 Minuten nach dem vereinbarten Gesprächstermin immer noch nichts hören, dürfen Sie gern die Initiative ergreifen und zum Hörer greifen. Bleiben Sie freundlich und erkundigen Sie sich, ob das Gespräch wie vereinbart stattfindet.
Wie lange dauert ein Telefoninterview?
In der Regel dauert ein Telefoninterview für eine erste Vorauswahl zwischen 30 und 60 Minuten. Normalerweise werden Sie im Voraus über die Dauer des Telefoninterviews informiert, damit Sie Ihren beruflichen Verpflichtungen nachkommen können.
Anhand der für das Telefoninterview festgesetzten Zeit können Sie außerdem erste Rückschlüsse über die Art und Tiefe der möglichen Fragen ziehen. Wurden für das Gespräch 20 Minuten angesetzt, können Sie davon ausgehen, dass nur grobe Eckdaten von Ihnen abgefragt werden, die aus Ihren Bewerbungsunterlagen womöglich nicht hervorgehen. Sind dagegen 60 Minuten für das Gespräch vorgesehen, können Sie mit hoher Wahrscheinlichkeit davon ausgehen, dass es sich um ein ausführliches Vorstellungsgespräch handelt, auf das Sie sich gut vorbereiten sollten.
Wenn Sie die Dauer Ihres Telefoninterviews kennen, empfehlen wir Ihnen ein großzügiges Zeitfenster dafür einzuplanen. Planen Sie vor und nach dem Termin mindestens eine halbe Stunde Puffer ein und achten Sie darauf, dass Ihnen kein wichtiger Anschlusstermin bevorsteht, der Sie unter Zeitdruck bringt.
Welche Themen werden besprochen?
Der Interviewer startet in der Regel das Telefoninterview mit ein paar einleitenden Worten und weiht Sie in den geplanten Ablauf des Gesprächs ein. Er wird zu Beginn wahrscheinlich das Unternehmen in wenigen Sätzen vorstellen und anschließend relativ zügig das Wort an Sie übergeben.
Ein beliebter Einstieg in das Vorstellungsgespräch – ob persönlich oder telefonisch – ist die Selbstpräsentation durch den Bewerber. Seien Sie also darauf vorbereitet, dass Sie sich zu Beginn des Gesprächs kurz vorstellen müssen und auf die relevanteste Berufserfahrung Ihres Lebenslaufs grob eingehen. Halten Sie sich mit fünf bis sechs Minuten kurz und gehen Sie bei der Selbstpräsentation nicht zu sehr in die fachliche Tiefe ein. Es geht lediglich darum, dass Sie Ihrem Gesprächspartner einen groben Überblick verschaffen, wer Sie sind und was Sie (fachlich/persönlich) ausmacht. Wenn der Interviewer mehr Details zu einer beruflichen Station erfahren möchte, wird er im Laufe des Interviews selbst darauf eingehen. Im Vorfeld wissen Sie aber nicht zwangsweise, welche berufliche Station oder welche Informationen ihn besonders interessieren.
Stellen Sie sich darauf ein, dass nach Ihrer Selbstdarstellung das Interview wie ein gewöhnliches Vorstellungsgespräch mit allen typischen Fragen ablaufen wird. Arbeiten Sie gute Argumente Ihrer persönlichen Motivation für die offene Stelle aus und seien Sie auf Fragen vorbereitet, weshalb Sie der richtige Bewerber für das Unternehmen oder die Stellenausschreibung sind (beachten Sie dazu unsere Tipps zur Vorbereitung auf das Telefoninterview in diesem Artikel).
Besonders praktisch bei einem Telefoninterview ist, dass Sie sich alle wichtigen Stichpunkte nebenbei notieren können und dabei nicht gesehen werden können. Halten Sie Ihre Notizen mit Stift und Papier fest, denn Tippgeräusche auf der Laptoptastatur kann man hören und können als störend empfunden werden.
Vorteile des Telefoninterviews
Zeit- und Kostenersparnis
Der wohl größte Vorteil eines Telefoninterviews liegt darin, dass für Bewerber weniger Zeit und Kosten anfallen. Die größte Zeitersparnis liegt vor allem in der An- und Abreise zum Unternehmen, weswegen Sie insgesamt weniger Zeit für das Gespräch einplanen müssen. Außerdem fallen keine Fahrt- und mögliche Übernachtungskosten an, die zusätzlich den Geldbeutel schonen.
Gespräch in gewohnter Atmosphäre
Viele Menschen fühlen sich in den eigenen vier Wänden wohler als in einem neuen, fremden Umfeld. Die Nervosität und Aufregung steigen im heimischen Wohnzimmer bei Weitem nicht so an, im Vergleich zu den letzten Minuten, bevor Ihre Gesprächspartner Sie am Empfang abholen. Wenn Sie das Telefoninterview also in Ihrer gewohnten Atmosphäre führen, kann es Ihnen dabei helfen, selbstbewusster und sicherer aufzutreten.
Nachteile des Telefoninterviews
Geringerer Eindruck vom Unternehmen
Einer der größten Nachteile für Bewerber ist, dass Sie keine Möglichkeit haben, die Atmosphäre innerhalb des Unternehmens kennenzulernen. Dabei ist ausgerechnet das erste persönliche Aufeinandertreffen für viele Bewerber ein spannender Moment, in dem sie erste Eindrücke vom zukünftigen Arbeitsumfeld erhalten und sich ausmalen können, ob sie sich in diesem Umfeld zukünftig sehen.
Weniger Möglichkeiten an Small Talk Themen
Ein gelungener Gesprächseinstieg, der sogenannte Small Talk, ist eine der wichtigsten Dinge, die zu Beginn des Kennenlernens stattfinden sollte. Ganz egal, ob der Gesprächseinstieg von Ihnen selbst oder von Ihrem Gesprächspartner ausgeht – der Small Talk gibt erste Rückschlüsse auf Ihre Sozialkompetenz, kann Ihre Nervosität legen und entscheidet darüber, wie sich der weitere Gesprächsverlauf entwickeln kann. Leider sind bei einem Telefoninterview die Möglichkeiten nach geeigneten Small Talk Themen eingeschränkter und erschweren dem Bewerber damit einen lockeren Einstieg, bevor es ernst wird. Diese Situation führt nicht nur zu einer größeren Anspannung beim Bewerber, sondern wirkt insgesamt unpersönlicher.
Das Telefoninterview ist geschafft – und nun?
Sie haben das Telefoninterview geschafft und fragen sich, wie es nun weitergeht? Sofern Sie den Personaler von sich überzeugen konnten, wird dieser mit der entsprechenden Fachabteilung in Kontakt treten und Sie als potenziellen Kandidaten für ein weiteres Gespräch vorschlagen. Er kann alle neu gewonnenen Informationen aus dem Telefonat der Fachabteilung vorstellen, die ein besseres Bild von Ihnen als Person und Ihrer Fachexpertise bekommt.
Stimmt die Fachabteilung zu, steht Ihrer Einladung zu einem weiteren, persönlichen Vorstellungsgespräch vermutlich nichts mehr im Wege. In der Regel erhalten Sie relativ kurzfristig eine Rückmeldung.
Sie wurden zu einem persönlichen oder digitalen Vorstellungsgespräch eingeladen und möchten sich darauf vorbereiten? Lesen Sie in diesem Artikel, worauf es dabei ankommt und wie Sie sich darauf vorbereiten können.
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